Rejstřík, jeho funkce, způsoby a podmínky pro zápis či změnu údajů

Evidence skutečných majitelů je informačním systémem veřejné správy, kterou v elektronické podobě vede příslušný rejstříkový soud (tzn. krajský soud, v jehož obvodu je obecný soud osoby, jíž se zápis týká) pro každý povinný subjekt ve zvláštní složce. Nicméně ani navzdory nově zavedenému částečnému přístupu veřejnosti stále není veřejným rejstříkem ve smyslu rejstříkového zákona. Do evidence tak stále nelze nahlížet volně a bez omezení, ani vyhledávat kompletní informace o skutečných majitelích právnických osob.

Zápis skutečných majitelů do Evidence se uskuteční výhradně na základě návrhu především oprávněné osoby (jedná se tedy o řízení návrhové, nelze jej zahájit bez návrhu, z úřední povinnosti). Návrh lze podat pouze na tzv. „inteligentním formuláři“, jehož náležitosti stanoví vyhláška Ministerstva spravedlnosti č. 323/2013 Sb., o náležitostech formulářů na podávání návrhů na zápis, změnu nebo výmaz údajů do veřejného rejstříku a o zrušení některých vyhlášek, ve znění pozdějších předpisů. Tento formulář je k dispozici na webu Ministerstva spravedlnosti ČR. Po vyplnění formuláře je vygenerován soubor ve formátu pdf.

Návrh lze podat v elektronické podobě, některé subjekty (např. spolky či nadace) tak mohou učinit také v listinné podobě. Prvním ze zmíněných způsobů je odeslání prostřednictvím datové schránky navrhovatele. Za předpokladu využití druhého možného způsobu podání je třeba vygenerovaný pdf dokument vytisknout, opatřit ověřeným podpisem osoby oprávněné k podání a podat na příslušný rejstříkový soud osobně na podatelnu či zaslat v listinné podobě jinak.

Zároveň s vygenerováním pdf dokumentu je vytvořen a navrhovateli zaslán jedinečný identifikátor ke skutečnému majiteli (dále také „JISM“). Jeho prostřednictvím pak navrhovatel může dále získat výpis z evidence, případně upravit či změnit provedený zápis.

Zápis do evidence skutečných majitelů může učinit rovněž notář a to skrz tzv. dálkový přístup. Neodmítne-li notář zápis provést, vydá osvědčení pro zápis a po jeho vydání provede dálkovým přístupem zápis ve lhůtě 3 pracovních dnů ode dne, kdy mu byla doručena žádost. Důvodem pro odmítnutí zápisu může být například pokud návrh neobsahuje všechny předepsané náležitosti či pokud je nesrozumitelný či neurčitý.

Rejstříkový soud je povinen údaje do Evidence zapsat (případně takový zápis změnit) do 5 pracovních dnů ode dne, kdy usnesení, kterým rozhodl o zápisu, nabylo právní moci. V případě nezaplacení soudního poplatku navrhovatelem, který je osobou povinnou k platbě tohoto soudního poplatku, vyzve soud navrhovatele k jeho zaplacení a stanoví mu ke splnění této povinnosti soudcovskou lhůtu.

O provedení zápisu (či změny) rejstříkový soud nevede tzv. rejstříkové řízení a tedy nevydává žádné rozhodnutí ani tzv. opis zápisu nebo opis změnového zápisu. O zápisu soud evidující osobu vyrozumí spolu se zasláním úplného výpisu platných údajů z evidence skutečných majitelů.

V případě nesplnění formálních předpokladů k provedení zápisu, tzn. pokud je návrh neúplný, nedoložený, nesrozumitelný, podaný neoprávněnou osobou či neurčitý, soud usnesením návrh na zápis odmítne. Odmítne ho rovněž pokud zjistí, že byla již podána žádost o zápis údajů o skutečném majiteli téže právnické osoby nebo téhož právního uspořádání notářem. Důležité je zmínit, že soud nevyzývá k opravě ani doplnění návrhu.

Výše soudního poplatku je dána s ohledem na právní formu osoby. Za zápis skutečného majitele spolku a či bytové družstva se hradí soudní poplatek ve výši 500 Kč, v případě fundace, ústavu a právního uspořádání činí výše 2000 Kč a v případě obchodní korporace se hradí poplatek ve výši 4000 Kč.

Do Evidence se o skutečném majiteli zapisují, případně automaticky propisují tyto údaje:

• jméno a adresa místa pobytu; datum narození a rodné číslo (pokud bylo přiděleno); státní občanství;
• údaj o povaze postavení skutečného majitele,
• údaj o velikosti přímého nebo nepřímého podílu skutečného majitele, zakládá-li tento podíl jeho postavení,
• údaj o skutečnosti zakládající postavení skutečného majitele, není-li založeno podílem,
• popis struktury vztahů, existuje-li, včetně údajů o právnických osobách nebo právních uspořádáních ve struktuře vztahů a jmen fyzických osob samostatně vystupujících ve struktuře vztahů,
• den, od kterého je fyzická osoba skutečným majitelem,
• den, do kterého byla fyzická osoba skutečným majitelem,
• jméno právnické osoby nebo označení právního uspořádání, o jejichž skutečného majitele jde,
• identifikační číslo právnické osoby nebo právního uspořádání, o jejichž skutečného majitele jde, bylo-li jim přiděleno,
• den, k němuž byl zápis nebo automatický průpis proveden,
• okamžik, k němuž byly platné údaje zpřístupněny, a
• poznámka o nesrovnalosti.

Výpis z evidence skutečných majitelů

Přístup ke všem údajům o skutečném majiteli umožní soud, který je příslušný k zápisu, následujícím skupinám osob:

• osobě zapsané v evidenci skutečných majitelů jako skutečný majitel,
• osobě, která podala návrh na zahájení řízení o zápisu, k němuž je oprávněna a
• evidující osobě.

Veřejná část výpisu z evidence skutečných majitelů byla znepřístupněna a nadále není možné v ní volně vyhledávat. V případě, že osoba soukromého práva prokáže (nikoli pouze doloží) oprávněný zájem (zejména pak související s opatřením k předcházení konkrétním trestným činům v souvislosti s obchodním stykem), mohou být údaje z Evidence v omezeném rozsahu poskytnuty i takovému subjektu.  

Ministerstvo spravedlnosti ČR rovněž zajistilo subjektům stanoveným zákonem dálkový přístup do Evidence. Tento přístup tak mohou využívat zejména orgány, které musí nebo by měly se zapsanými údaji nakládat v souvislosti s plněním svých zákonných povinností (tzv. povinné osoby).  Jsou jimi například výše zmínění notáři a dále subjekty vyjmenované v § 16 odst. 2) ZESM, například Úřad pro ochranu hospodářské soutěže, zpravodajské služby, Česká národní banka, Nejvyšší kontrolní úřad a další.

Sankce spojené s porušením zákonné povinnosti

Evidující osoba se může dopustit přestupku tím, že nezajistí ani v přiměřené lhůtě stanovené soudem zápis žádného údaje do evidence skutečných majitelů, nebo tím, že nezajistí, aby byly do evidence skutečných majitelů zapsány nové údaje, vymazal-li soud nesprávné údaje bez náhrady.

Přestupku se může rovněž dopustit skutečný majitel a to tím, že neposkytne evidující osobě potřebnou součinnost v rozporu s § 10 ZESM.

Za výše uvedené přestupky může být uložena pokuta až ve výši 500 000 Kč.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner DKS LEGAL.

Přehled všech témat Právního průvodce