Jak připravit zapamatovatelnou prezentaci?

Dokument informuje o tom, jak připravit stručný, srozumitelný a zapamatovatelný obsah prezentace a jak postupovat při vytváření myšlenkové mapy. Mimo jiné se dozvíte například jaké typy informací dávat do úvodu, hlavní části a závěru prezentací, jak si připravit scénář prezentace či jak využít tzv. Ishikawa diagram.



Převzato z knihy „Obchodní a manažerská prezentace“ vydané nakladatelstvím Grada Publishing v roce 2010.

Definujte cíl prezentace. Co je cíl a co prostředek?

Na jaké otázky vám poskytne odpovědi tato podkapitola

  • Proč je definování cíle tak důležité?
  • Jak se liší cíl a prostředek?

Obvykle si sami zadáváme (možná ještě častěji nám někdo jiný zadá) přípravu prezentace s tím, že má pojednávat o věci „ABC“. Pozor! To je past, do které můžeme snadno spadnout a „pohřbít“ prezentaci i sebe samé. Nikdy nezačínejme stavbu prezentace otázkou „CO“ – co tam všechno dám, abych naplnil zadané téma. Téma nemůže být dobrým východiskem. V zásadě lze rozlišit dvě základní metody stavby prezentace: zaprvé se jedná o metodu „pejska a kočičky“. Druhou je metoda „kritéria cíle“. Podívejme se na ně blíže.

Metoda „pejska a kočičky“

Spočívá v tom, že začneme uvažovat o tom, „co všechno tam dáme“. Zpravidla máme dost nápadů a pokud jsme jen trochu analytičtí, začínáme si je „lineárně“ zapisovat a říkáme si přitom: „to je dobré“, „…a tohle by je mohlo zajímat“, „…a to také je zajímavé“, „…a co kdybych k tomu ještě přidal“, „…a v tomhle jsem silný a mohu jim k tomu říci řadu detailů“. Jednoduše řečeno, postupujeme obdobně, jako když pejsek s kočičkou vařili dort. Dali tam všechno, o čem si mysleli, že to bude dobré, i když to nakonec pejsek odnesl. Vy však chcete, aby vaše prezentace „voněla“ a účastníkům přišla vhod a na závěr vám řekli „bylo to dobré a užitečné“.

Metoda „kritéria cíle“

V čem spočívá? V tom, že nezačínáme otázkou „CO“, ale „PROČ“.

Nejdříve si položíme tyto základní otázky:

  • Proč připravuji prezentaci?
  • Čeho chci dosáhnout?
  • Kdo budou účastníci? Jak chci, aby se cítili? Co pro ně bude užitečné?
  • Jak chci, aby reagovali? Co si mají z tréninku odnést?

Jakmile si položíme uvedené otázky, jsme připraveni definovat cíl prezentace. Může to být jeden hlavní cíl nebo hlavní cíl s několika podcíli. Nevymýšlejte jich mnoho. Platí zde, že „mnoho zajíců, myslivcova smrt“. Soustřeďte se skutečně jen na podstatný cíl a nejlépe dva až tři podcíle. Zkuste si nyní zpracovat koncepci prezentace. V této fázi je možná lépe nesedět u počítače či poznámkového bloku, ale stoupnout si k tabuli (ideálně k SmartBoardu) nebo flipchartu a zaznamenat cíl(e) jako střed „myšlenkové mapy“ (viz dále) nebo jako hlavu „Ishikawa diagramu“ (viz dále).

Potom již postupně logicky řadíme jednotlivé prvky (části) prezentace, které vnitřně uspořádáváme podle vybraného „strukturotvorného schématu“. Vždy, když se rozhodneme, že zařadíme určitý prvek, zeptáme se: „Potřebuji nutně tento prvek k dosažení cíle prezentace? Musí tam nutně být? Nemohu ho vynechat, aniž bych tak ohrozil dosažení definovaného cíle?“. To je základní princip stavby kurzu s využitím metody „kritéria cíle“.

Proč je tak užitečná? Tato metoda pro nás představuje „pevný bod“, jehož se můžeme přidržet vždy, když si nejsme jisti, zda to či ono má být v obsahu prezentace. Představuje postup, který nás vede k pragmatickému pojetí prezentace, ke stručnosti, věcnosti a přímočarosti. Nástroje k jejímu využití jsou různé, my se podíváme na „myšlenkovou mapu“ a na tzv. „rybí kost“ nebo jinak řečeno „Ishikawa diagram“.