Management malé firmy – příklady z praxe a doporučení pro podnikatele



Růst malé firmy

Růst poptávky

Jedním z paradoxních problémů v managementu malých firem je vypořádání se s náhlým nárůstem poptávky. Situace, po které řada podnikatelů touží, protože pro ně znamená prodejní úspěch a případně i pozitivní zlom v podnikání, jim totiž může nadělat více škody než užitku. Zvýšeným nárokům totiž nemusí vyhovovat například výrobní kapacita firmy nebo aktuální stav zaměstnanců. I zde však existuje z praxe několik základních doporučení, jak se s takovou situací co nejlépe vypořádat.

První zásadou je nenechat se vyvést z míry, nepodlehnout přílišnému optimismu, přehnaně neslavit, nekupovat drahé věci. Zvýšený objem zakázek sice může znamenat citelné zvýšení příjmů, ale to až ve chvíli jejich úspěšného splnění a přijetí peněz na účet. Naopak více zakázek často pro podnikatele znamená nutnost rychle získat dodatečný kapitál na materiální či lidské zdroje. Na to je třeba vždy myslet.

Druhou zásadou je, že stejně jako v „time managementu“ platí i zde, že nejlepší je vytvořit si seznam toho, co všechno je třeba podniknout k uspokojení zvýšené poptávky, a to i v případě, kdy na nás zákazník tlačí s rychlým dodáním. Jinak se totiž může celý projekt zvrhnout v neřízený proces hašení požárů.

Třetí zásadou je nepřeceňovat své schopnosti. Je možné, že až doteď jsme podnikání zvládali dobře sami, ale v této situaci bychom se měli obklopit veškerou pomocí, která je nám dostupná. Pokud již máme nějaké zaměstnance, je obvykle lepší zkusit prodejní výkyvy řešit s jejich pomocí, například s využitím přesčasů. Výkyvy totiž mohou být jen dočasné, proto se nám nemusí vždy vyplatit přijmout hned nové pracovníky na plný úvazek.

Čtvrtou zásadou je, že v rámci celého procesu nesmíme zapomínat informovat své zákazníky o jeho průběhu. A to i v případě, kdy jim musíme oznámit nějakou nepříjemnou věc, například zpoždění dodávky. Takový postup je vždy lepší, než celou věc odkládat až do chvíle, kdy se zákazník začne o nedodané zboží sám aktivně zajímat. Pak už je obvykle na nápravu vztahu konec.
Jakmile největší krize pomine, je dobré si zpětně celý proces zrekapitulovat a zhodnotit jeho případné slabiny, kterých se pak snáze vyvarujeme u dalších obdobných výkyvů v budoucnu.

Pozitivního výkyvu v poptávce po našem zboží či službách a dodatečných příjmů z něj plynoucích je dobré využít k investicím do dalšího rozvoje firmy, nových distribučních kanálů, ke splacení části dluhů a podobně.

Příklad:

Malá firma, která vytváří webové stránky a vyvíjí on-line aplikace, řešila v době, kdy měla tři pracovníky, problém nedostatku programátorů. Důvodem byl zvýšený objem zakázek, který přetěžoval stávající zaměstnance firmy způsobem, že museli pracovat po nocích. Firma nebyla schopna dodržovat slibované termíny, dopouštěla se častějších chyb v software. Majitel firmy se proto rozhodl situaci řešit.

Jako cíl si stanovil, aby firma dokončovala zakázky v termínech, bez zbytečných chyb způsobených přetěžováním programátorů, a aby v dlouhodobějším horizontu dosáhla stavu, kdy bude mít čas řešit i interní projekty, například workflow nebo nový redakční systém.

Firma se rozhodovala mezi dvěma variantami. Buď mohla zvolit cestu levnějších brigádníků z řad studentů, které by si ale musela vyškolit, nebo zkušenějších programátorů, kteří však byli nepoměrně dražší. Firma se nakonec rozhodla jít cestou studentů, kteří studovali obor informatiky nebo příbuzný a měli již s programováním alespoň základní zkušenosti.

Tato volba přinesla firmě zlepšení v pokrytí zakázek, přestože například ve zkouškovém období byly časové možnosti studentů menší. Najmutí studentů rovněž umožnilo lepší kontrolu nad personálními náklady, což firmě ušetřilo peníze na další rozvoj. Větší počet spokojených klientů vedl k nárůstu obratu a zisku. Firma rovněž přešla na projektové řízení, s tím, že úkoly zadávala v hlavní kanceláři, ale umožňovala práci z domova, což však s sebou neslo nutnost důsledné kontroly.

Růst firmy a stěhování

Snad každá začínající firma se dříve či později dostane do stádia, kdy vyroste do té míry, že jí prostory kapacitně nepostačují a potřebuje je buď rozšířit, nebo najít nové, větší. Někdy může být důvodem k přesunu i snaha dostat se blíže svým zákazníkům, tedy hledání nových příležitostí, ale i například přesun k pracovní síle, snížení nákladů nebo zlepšení pracovního prostředí pro zaměstnance.

Stejně jako v jiných oblastech řízení firmy, i zde sehrají velkou roli náklady. Firmy se často musí rozhodovat mezi tím být blízko zákazníkům za vyšší cenu nebo být dále a ušetřit. Podnikatel získává během počátku podnikání dokonalý přehled o výhodách i nevýhodách své současné lokality, takže si vybírá novou na základě těchto zkušeností a tím řadu problémů eliminuje. Stěhování však může přinést i řadu potíží. Někdy se například podnikatelé ženou jen za co nejnižším nájmem, bez ohledu na sociální zázemí dané lokality nebo plány dalšího rozvoje.

Při stěhování je nutné počítat s mimořádnými náklady a se snížením produktivity firmy během přesunu, který může trvat den i týden. Stejně tak je dobré do nákladů na stěhování zakalkulovat případnou ztrátu některých zákazníků vázaných na původní lokalitu.

Získat více prostoru pro podnikání můžeme i tím, že firmu rozdělíme do více lokalit. Například výrobně-obchodní firma může své výrobní zařízení přesunout do nové lokality, kdežto své obchodní oddělení či prodejnu zachová v původní lokalitě.

Rozhodnutím o stěhování však celý proces teprve začíná, protože i samotné stěhování může být pro řadu podnikatelů oříškem. Často se například řeší, jak naložit s původním nábytkem či zařízením, tedy zda je přestěhovat spolu s firmou či na místě prodat a v nové lokalitě pořídit nové. Někdy může být druhá varianta s ohledem na budoucí rozvoj firmy výhodnější, v praxi se však obvykle volí určitá kombinace, kdy se část zařízení stěhuje spolu s firmou a část na místě prodává.

Příklad:

Malá jazyková škola řešila po rozšíření nabídky o skupinové kurzy problém s kapacitou dosavadních prostor. V úvahu připadalo stěhování do úplně nové lokality vzdálené pět kilometrů nebo najmutí dalších místností ve stejné budově, kde již firma sídlila, avšak v jiném patře. Nakonec se firma rozhodla zůstat ve stávající budově, což jí ušetřilo náklady, nemělo takřka žádný vliv na fungování firmy a bylo rovněž citlivější k jejím stálým zákazníkům vázaným na danou lokalitu.

zpět na začátek

Formalizace firemních procesů v malé firmě

S tím, jak roste firma i počet jejích zaměstnanců, roste i potřeba formalizovat firemní procesy. Výchozím úkolem je definování všech procesů a aktivit, kterým se firma věnuje. To bývá u malých firem obvykle složitější, protože jsou zde jednotlivé funkce soustředěny do kompetence několika málo lidí, kteří vše nosí v hlavě a písemně nic neevidují. Cílem by měla být snaha o „depersonifikaci“, tedy popsání všech procesů bez ohledu na to, kdo či kolik lidí je vykonává. Stejně tak je důležité popsat vazby mezi těmito procesy, především s ohledem na firemní cíle.

Výhodou identifikace a nastavení procesů ve firmě je nejen to, že se procesní know-how přenese z hlav několika málo lidí na „papír“ a stane se tak na nich nezávislým (například v případě náhlého odchodu vedoucího pracovníka), ale například i připravenost firmy na zí¬skání certifikace managementu kvality.

Příklad:

Malá personální agentura se rozhodla získat certifikát managementu kvality. S pomocí externího konzultanta definovala firemní procesy, popsala je do 13 směrnic a postupně přešla na jejich plnění. Jen samotným přechodem se jí podařilo zkrátit dobu reakce na požadavky svých klientů. Po přibližně půl roce prošla firma certifikačním auditem a získala požadovaný certifikát.

Inovace a projekty v malé firmě

Malé firmy mají v oblasti inovací a rozvoje obvykle zhoršené výchozí postavení než kapitálově silné velké korporace. Přesto však i v tomto směru mohou dosahovat úspěchu, pokud se místo na monstrózní projekty zaměří na menší, ale průběžné inovace.

Základem pro inovativní prostředí v malé firmě je dostatek volného času, který je možné získat lepší organizací času, náborem nových lidí či využitím technologií, případně outsourcingem. Dobré je dále vědět, že inovativní myšlenka může přijít kdykoli a odkudkoli. Pro podnikatele to znamená nejen evidovat veškeré zajímavé nápady, ale i vhodně motivovat zaměstnance k podávání vlastních inovativních návrhů. Inovativní podnět může přijít dokonce zvenku, například od dlouhodobého dodavatele či odběratele, investora, partnerů a podobně.

Při inovativní činnosti je důležité soustředit se zejména na prospěch pro naše zákazníky. Dobré je nedávat inovacím předem žádný rozměr, protože inovací nemusí být jen zlepšení nějakého výrobku nebo služby, ale může se týkat také technologie či procesu řízení.

Přestože si řada lidí myslí, že projektové řízení se týká pouze středních a velkých firem, není to pravda. Řízení projektů je užitečným nástrojem i v malých firmách. Metodám projektového řízení je totiž jednoduché se naučit a k jejich evidenci lze využít řady dostupných softwarových nástrojů.

Základem pro zavedení projektového řízení v malé firmě je vědět, které procesy jsou pro naše podnikání klíčové a kde tedy tyto techniky aplikovat jako první. Důležité je zvolit jednoduchý přístup k řízení projektů, protože složitým věcem se lidé vyhýbají. Pro první projekt je dobré vybrat lidi se zkušenostmi s projektovým řízením a dovést ho zdárně do konce, což lidem umožní vyzkoušet si techniky v praxi a získat rovněž motivaci pro další projekty.

Příklad:

Když malá softwarová firma vymýšlela nový kód pro vlastní vyhledávací nástroj (engine), vznikla potřeba vytvořit úvodní stranu. Prací na kódu byli zakladatelé firmy tak zaneprázdnění, že vytvořili pouze jednoduchou úvodní stranu s velkým množstvím bílého místa. Tato malá a jednoduchá inovace se později stala nástrojem velkého úspěchu firmy a vedla k rychlejším časům načítání.

Informační technologie v malé firmě

Podnikatelé mají často informační technologie spojené s vysokými náklady a neuvědomují si, že je možné je zavádět i postupnými kroky, a získat tak s jejich pomocí významné pomocníky pro úspěch firmy.

Například server umožňuje ukládat důležité firemní dokumenty do jediného místa namísto dokumentů roztroušených na více osobních počítačích. Toto řešení je obvykle nejen spolehlivější, ale umožňuje i například jednodušší zálohování dat. Účetní systém zas pomůže ohlídat účty. Pokud je navíc automatizovaný, dokáže sám vytvářet faktury, e-mailové zprávy informující o dosud neuhrazené faktuře ze strany zákazníků nebo dokonce sám platit faktury dodavatelům.

Pokud v naší firmě probíhá hodně procesů, může se vyplatit i pořízení podnikového informačního systému, který umožňuje řídit veškeré firemní zdroje, informace a aktivity potřebné ke splnění určitého podnikového procesu. Takový systém obvykle podporuje většinu podnikových funkcí, od výroby přes řízení dodavatelů, finance, projektové řízení, lidské zdroje až po řízení vztahů se zákazníky.

Příklad:

Podnikatel vlastnící překladatelskou agenturu si nechal zhotovit na zakázku informační systém, který evidoval jednotlivé překladatelské projekty z pohledu času přijetí, očekávaného dokončení, dále evidovat pracovníka odpovědného za jeho úspěšné ukončení, zapojené překladatele a podobně. Nově zavedený informační systém sám generoval e-maily potvrzující přijetí zakázky, poskytoval přehled o vytíženosti překladatelů a vytvářel i výstupy pro fakturaci. Zavedení tohoto informačního systému umožnilo agentuře rychleji pracovat, zvýšilo se sebevědomí i spokojenost zaměstnanců a snížila se rovněž chybovost zakázek.

zpět na začátek

Převzato z knihy „Základy podnikání – Teoretické poznatky, příklady a zkušenosti českých podnikatelů“ vydané nakladatelstvím Grada Publishing v roce 2010.

Pravidelné novinky e-mailem