Možnosti kontroly zaměstnanců v době trvání dočasné pracovní neschopnosti nebo karantény

Současná úprava nemocenské a náhrady mzdy v době trvání dočasné pracovní neschopnosti nebo karantény

Úvodem je třeba vysvětlit pojmy nezbytně nutné pro objasnění problematiky tohoto článku. V současné době je velmi často uváděno, že zaměstnanec pobírá „nemocenskou“, přičemž se nerozlišuje, od koho zaměstnanec peníze v době své nemoci dostává. Pro pochopení problematiky je nezbytné především vyložit následující pojmy: „nemocenská, nemocenské dávky“ a „náhrada mzdy či platu zaměstnance, který byl uznán dočasně práce neschopným nebo kterému byla nařízena karanténa“.

Ve stručnosti, v období od 1. do 14. dne trvání dočasné pracovní neschopnosti nebo karantény náleží zaměstnanci náhrada mzdy nebo platu, kterou mu je povinen vyplatit jeho zaměstnavatel. V období od 15. dne trvání dočasné pracovní neschopnosti náleží zaměstnanci nemocenská dávka, kterou zaměstnanci vyplácí příslušná správa sociálního zabezpečení, příp. služební útvary, věznice a ústavy pro výkon zabezpečovací detence.

Náhrada mzdy nebo platu

Náhrada mzdy v době trvání dočasné pracovní neschopnosti nebo karantény se řídí ustanoveními § 192 až 194 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“).

Zaměstnanci, který byl uznán dočasně práce neschopným nebo kterému byla nařízena karanténa, přísluší v době prvních 14 kalendářních dnů trvání dočasné pracovní neschopnosti nebo karantény náhrada mzdy nebo platu ve dnech, které jsou pro zaměstnance pracovními dny, pokud ke dni vzniku dočasné pracovní neschopnosti nebo karantény zaměstnanec splňuje podmínky nároku na nemocenské podle předpisů o nemocenském pojištění. Pro počítání období prvních 14 dnů je nutné jako jeho počátek brát 00:00 hod. dne, v němž dočasná pracovní neschopnost vznikla a za konečný čtrnáctý den v 24:00 hod.

Oproti předchozí právní úpravě, platné více než 10 let, byla s účinností od 1. 7. 2019 novelou zákoníku práce č. 32/2019 Sb. zrušena tzv. karenční doba, tzn. stav, kdy se po první tři dny dočasné pracovní neschopnosti osobám v zaměstnaneckém nebo služebním poměru náhrada mzdy nebo platu neposkytovala.

Náhrada mzdy nebo platu přísluší ve výši 60 % průměrného výdělku. Pro účely stanovení náhrady mzdy nebo platu se zjištěný průměrný výdělek upraví obdobným způsobem, jakým se upravuje denní vyměřovací základ pro výpočet nemocenského z nemocenského pojištění, viz dále.

Doba vzniku nároku

Vzniklo-li uznání dočasné pracovní neschopnosti ode dne, v němž má zaměstnanec směnu již odpracovanou, počíná období 14 kalendářních dnů dočasné pracovní neschopnosti pro účely poskytování náhrady mzdy následujícím kalendářním dnem.  

Zajímavá je situace, kdy se zaměstnanec stane dočasně práce neschopným např. na 3 dny, následně se nechá uschopnit a nastoupí do práce a po 2 odpracovaných dnech se opět stane dočasně práce neschopným.

„Pokud zaměstnanci vznikne po ukončení dočasné pracovní neschopnosti v následujícím kalendářním dni další pracovní neschopnost, považuje se za pokračování předcházející pracovní neschopnosti (jde o nevyvratitelnou právní domněnku podle § 55 odst. 4 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o nemocenském pojištění“). Dojde-li k této situaci v rámci prvních 14 kalendářních dnů, poskytuje se náhrada mzdy za příslušné kalendářní dny (směny) až do 14. dne od začátku první pracovní neschopnosti. Nastane-li tato situace až po uběhnutí prvních 2 týdnů pracovní neschopnosti, zaměstnavatel nebude zaměstnanci při druhé pracovní neschopnosti náhradu mzdy vůbec poskytovat.“ (Šubrt, B., Výpočet průměrného výdělku a některé další otázky poskytování náhrady mzdy při dočasné pracovní neschopnosti od 1. ledna 2009, PaM. – Práce a mzda. Rok: 2008 číslo: 11 strana: 8. ASPI, a.s.)

Zaměstnavatel může rozhodnout, že náhrada mzdy, která náleží zaměstnanci ze zákona ve stejné výši jako nemocenská, může být dohodnuta nebo stanovena zaměstnavatelem ve vyšší částce, nikoli však více než činí průměrný měsíční čistý výdělek zaměstnance.

Tato volnost zaměstnavatele může být využita v systému jeho tzv. bonusů pro zaměstnance, prostřednictvím náhrady mzdy za dny, za kterou by ji poskytovat nemusel. Rovněž v souvislosti se zrušením karenční doby, jež s největší pravděpodobností přinese zaměstnavatelům zvýšení nákladů, je možné jen doporučit zavedení tzv. sick days (či dnů indispozičního volna). Jedná se o určitý, na vůli zaměstnavatele závisející, počet volně čerpatelných sick days, tedy dnů, kdy zaměstnanec pobírá mzdu, ale nepracuje, aniž by musel jít k lékaři a opatřit si „neschopenku“.

Příklad:

Zaměstnanec onemocní chřipkou či virózou a půjde k lékaři. Lékař zaměstnanci vystaví „neschopenku“ a stanoví léčebný režim na týden, případně na delší časový úsek. Mzdové náklady na zaměstnance pak budou bezpochyby mnohem vyšší, než pokud by bylo tomuto zaměstnanci umožněno čerpat 2–3 sick days na zotavenou a poté se, zotavený, vrátit do zaměstnání.

V současnosti již mnoho zaměstnavatelů sick days využívá (zejména české pobočky mezinárodních korporací), tento benefit se však stále nestal pravidlem.

Nemocenské dávky

Obecně o pojmu „nemocenské dávky“

Nemocenské je jednou z dávek systému nemocenského pojištění (dále jako „nemocenské dávky“), které je zaměstnanci vypláceno místně příslušnou správou sociálního zabezpečení v případě, že zaměstnanec je dočasně pracovně neschopný nebo mu byla nařízena karanténa déle než 14 kalendářních dní. Účelem této dávky je finanční zabezpečení ekonomicky aktivních osob v období, kdy kvůli nemoci nemohou vykonávat práci a ztratí dočasně výdělek.

Nemocenské dávky se vyplácí za kalendářní dny, tedy i za soboty či neděle, nikoli pouze za dny pracovní. Nemocenské dávky je možné pobírat 380 kalendářních dnů počítaných od vzniku dočasné pracovní neschopnosti.

Nemocenské dávky náleží pouze v době, kdy je zaměstnanec zaměstnán, ale mohou mu výjimečně náležet i v době, kdy pracovněprávní vztah zaměstnance skončil. V takovémto případě se hovoří o institutu tzv. ochranné lhůty. Účelem této ochranné lhůty je zajistit zaměstnanci, u kterého skončil pracovněprávní vztah, ochranu po určitou dobu po ukončení pojištění v případě, že u něj nastane pojistná událost.

Ochranná lhůta pro přiznání nemocenských dávek je stanovena na 7 kalendářních dnů ode dne ukončení pracovněprávního vztahu, který zakládal účast na nemocenském pojištění. V případě, že by pracovněprávní vztah trval dobu kratší než 7 kalendářních dnů, je ochranná lhůta pouze tolik dnů, kolik trval poslední pracovněprávní vztah.

Právní úprava nemocenských dávek je obsažena v zákoně v zákoně č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění a v zákoně č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů.

eNeschopenka

Do 31. 12. 2020 byla pro případ dočasné pracovní neschopnosti z důvodu nemoci vystavována tzv. „neschopenka“, tedy tiskopis Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti. Od 1. 1. 2020 již tento tiskopis není vystavován, jelikož byla zavedena tzv. eNeschopenka.

Nyní je dotyčné nemocné osobě namísto původního tiskopisu ze strany ošetřujícího lékaře vydán pouze průkaz dočasně práce neschopného pojištěnce. Tento však nikomu nepředává, předkládán je pouze případné kontrole ze správy sociálního zabezpečení.

Dočasně práce neschopnému zaměstnanci samozřejmě nadále zůstává povinnost dodržovat režim stanovený lékařem a případná povinnost umožnit kontrolu jeho dodržování v prvních 14 dnech nemoci i zaměstnavateli. Současně je povinen nahlásit zaměstnavateli skutečnost, že byl uznán lékařem dočasně práce neschopným.

Nově zavedená eNeschopenka pak slouží automaticky jako podklady pro výplatu jak náhradu mzdy nemocenského. Tuto zasílá ošetřující lékař automaticky po vzniku dočasné pracovní neschopnosti a o jejím trvání.

Pro úplnost uvádíme, že pro případ nařízené karantény zůstal zachován původní systém tiskopisů.

Výpočet nemocenských dávek

Výše nemocenských dávek roste úměrně k délce nemoci. Základem pro výpočet výše dávky je tzv. denní vyměřovací základ. Od patnáctého do třicátého dne dostane zaměstnanec nemocenské dávky ve výši 60 % denního vyměřovacího základu.

V případě, že si zaměstnanec přivodil dočasnou pracovní neschopnost a) zaviněnou účastí ve rvačce, b) jako bezprostřední následek své opilosti nebo zneužití omamných prostředků nebo psychotropních látek, nebo c) při spáchání úmyslného trestného činu nebo úmyslně zaviněného přestupku, výše nemocenského za kalendářní den se snižuje o 50 %.

Výpočet denního vyměřovacího základu

Denní vyměřovací základ se stanoví tak, že se vyměřovací základ zjištěný z rozhodného období vydělí počtem kalendářních dnů připadajících na rozhodné období, pokud se dále nestanoví jinak; jsou-li v rozhodném období tzv. vyloučené dny, snižuje se o ně počet kalendářních dnů připadajících na rozhodné období. Denní vyměřovací základ se zaokrouhluje s přesností na dvě platná desetinná místa.

Vyměřovacím základem zaměstnance je úhrn vyměřovacích základů pro pojistné na důchodovém pojištění za jednotlivé kalendářní měsíce v rozhodném období 12 kalendářních měsíců připadajících na toto rozhodné období. Takto stanovený průměrný denní příjem se redukuje pomocí tří redukčních hranic na denní vyměřovací základ. Výši redukčních hranic platných k 1. lednu kalendářního roku vyhlašuje Ministerstvo práce a sociálních věcí formou sdělení ve Sbírce zákonů.

Vzhledem k faktu, že výpočet náhrady mzdy a nemocenské dávky jsou složitější, dovolujeme si odkázat na výpočet mzdy na internetové stránky Ministerstva práce a sociálních věcí (MPSV).

Předpoklady výplaty nemocenských dávek

K tomu, aby nemocenské dávky mohly být vyplaceny, musí být zaměstnanec účasten nemocenského pojištění. Zaměstnanci mají tuto povinnost uloženou zákonem.

K tomu, aby zaměstnanec mohl nemocenskou dávku pobírat, bylo nutné dle dřívější právní úpravy, aby zaměstnanec předal zaměstnavateli žádost o příslušnou dávku, kterou zpravidla vystavil ošetřující lékař. Novelizace účinná ke dni 1. 1. 2020 takovou povinnost zrušila v souvislosti se zavedením povinné elektronizace hlášení o dočasných pracovních neschopnostech (viz výše eNeschopenka).

Způsob výplaty nemocenských dávek zaměstnanci

Při skončení dočasné pracovní neschopnosti zaměstnavatel zasílá příslušné okresní správě sociálního zabezpečení hlášení s údaji potřebnými pro výplatu dávky nemocenského. Jak již bylo uvedeno, do přílohy k žádosti o dávku zaměstnavatel nově uvádí informaci, jakým způsobem je zaměstnanci vyplácena mzda nebo plat (stejným způsobem se zpravidla bude zaměstnanci vyplácet nemocenské). V případě OSVČ je nemocenské vypláceno stejným způsobem, jakým tato osoba platí pojistné na nemocenské pojištění.

Nemocenské se vyplácí zpětně ve lhůtě nejpozději do jednoho měsíce následujícího po dni, kdy byly OSSZ doručeny všechny potřebné a správně vyplněné doklady pro nárok na výplatu dávky.

Místně příslušná správa sociálního zabezpečení žádost posoudí a v případě, že jí shledá důvodnou, dávky sama zaměstnanci vyplatí. V případě, že není ze strany OSSZ dávka přiznána, je možné proti jejímu rozhodnutí podat do 15 dnů odvolání k OSSZ, která rozhodnutí vydala, následně o odvolání rozhoduje ČSSZ.

Možnosti zaměstnavatele pro zjištění dočasné pracovní neschopnosti svého zaměstnance

Pro zaměstnavatele již nebude vystavován žádný díl tiskopisu rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti. Zaměstnavatel již tedy nepřijímá doklady potřebné k výplatě dávky nemocenského od nemocného zaměstnance, je pouze povinen zaslat ČSSZ přílohu k žádosti o dávku, a to v elektronické formě, kde nově uvádí informaci, kam je zaměstnanci vyplácena mzda/plat. I nadále zůstane povinností pojištěnce, aby o své dočasné pracovní neschopnosti neprodleně informoval svého zaměstnavatele (např. telefonicky či e-mailem).

Zaměstnavatel má nově možnost prostřednictvím ePortálu ČSSZ podat žádost o zasílání notifikací o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců.

Nadále je zachována možnost zaměstnavatele kontrolovat dočasně práce neschopného zaměstnance. V průběhu dočasné pracovní neschopnosti (v závislosti na jeho zdravotním stavu) a vždy po jejím skončení bude zaměstnanec moci prokázat zaměstnavateli její existenci a trvání též předložením „Průkazu dočasně práce neschopného pojištěnce“, který si (na rozdíl od současného stavu) při skončení dočasné pracovní neschopnosti vždy ponechá.

Povinnosti zaměstnavatelů v souvislosti s nemocenskými dávkami

Zaměstnavatelé mají na poli nemocenských dávek zaměstnanců následující povinnosti při přijímání žádost:

V oblasti oznamovací je zaměstnavatel povinen přihlásit se u příslušné správy sociálního zabezpečení do osmi kalendářních dnů od svého vzniku do registru zaměstnavatelů. V případě, že zaměstnavatel přestal být zaměstnavatelem, je povinen se z registru zaměstnavatelů odhlásit opět do osmi kalendářních dnů.

Zaměstnavatel je povinen do osmi kalendářních dnů od vzniku/skončení pracovněprávního vztahu zaměstnance oznámit tuto skutečnost příslušné správě sociálního zabezpečení. Zaměstnavatel je povinen ohlašovat změny vždy do osmi kalendářních dnů od doby, kdy změna nastala.

V případě, že zaměstnavatel není schopen uvedené lhůty dodržet, může si s místně příslušnou správou sociálního zabezpečení dohodnout lhůtu jinou. Doporučujeme, aby taková změna byla dohodnuta dříve, než daná lhůta uplyne, neboť jinak se zaměstnavatel vystavuje možnému postihu.

Mezi evidenční povinnost zaměstnavatele náleží vést evidenci o svých zaměstnancích, kteří jsou účastni nemocenského pojištění, která musí přinejmenším obsahovat následující údaje:

  • jméno, příjmení, rodné příjmení,
  • rodné číslo,
  • datum a místo narození,
  • místo trvalého, popřípadě hlášeného pobytu zaměstnance,
  • den nástupu do zaměstnání a skončení zaměstnání,
  • druh činnosti zakládající účast na pojištění,
  • údaj o místě výkonu práce, je-li toto místo trvale v cizině, a o tom, zda je zaměstnanec v cizině povinně účasten důchodového pojištění,
  • státní občanství, a byl-li zaměstnanec povinně účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti nebo za jejího trvání,
  • údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění,
  • u smluvního zaměstnance též identifikační údaje jeho zahraničního zaměstnavatele a údaj o povinné účasti smluvního zaměstnance na důchodovém pojištění ve státě, v němž má sídlo jeho zahraniční zaměstnavatel,
  • den zahájení a den skončení výkonu práce smluvního zaměstnance na území České republiky,
  • výši sjednaného (stanoveného) započitatelného příjmu,
  • příjem zaměstnance za jednotlivá mzdová (výplatní) období a jednotlivé složky započitatelného příjmu pro stanovení dávek,
  • dobu dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance,
  • dobu karantény,
  • dobu ošetřování člena domácnosti (péče o dítě ve věku do 10 let),
  • dobu mateřské dovolené a rodičovské dovolené,
  • dobu vazby,
  • dobu výkonu zabezpečovací detence a výkonu trestu odnětí svobody zaměstnance a další dny jeho omluvené nepřítomnosti v práci,
  • dny pracovního volna bez náhrady příjmu, poskytnutých zaměstnanci jeho zaměstnavatelem v případech, kdy zaměstnanec nemá na pracovní volno nárok,
  • dny výkonu práce zaměstnance v pojištěné činnosti v době, v níž má nárok na výplatu nemocenského, peněžité pomoci v mateřství a ošetřovného, neomluvené pracovní dny zaměstnance, popřípadě jejich části,
  • záznam, zda zaměstnanec pobírá starobní nebo invalidní důchod, a od kdy jej pobírá, plátce tohoto důchodu, a je-li tento důchod pobírán ze státu, s nímž Česká republika uzavřela mezinárodní smlouvu o sociálním zabezpečení,
  • z jakého státu je tento důchod pobírán a jaký cizozemský nositel pojištění je plátcem důchodu,
  • předcházející orgán, který prováděl pojištění zaměstnance, pokud jím není okresní správa sociálního zabezpečení,
  • výši vyměřovacího základu pro pojistné,
  • název zdravotní pojišťovny, u níž je zaměstnanec zdravotně pojištěn,
  • nepodléhá-li zaměstnanec nebo smluvní zaměstnanec pojištění podle zákona o nemocenském pojištění, údaje o jeho povinné účasti na důchodovém pojištění v cizině.

Více naleznete také na webu ČSSZ.

Dohoda o pracovní činnosti a náhrada mzdy v době trvání dočasné pracovní neschopnosti nebo karantény

Pokud zaměstnanec u zaměstnavatele pracuje na základě dohody o pracovní činnosti, má po splnění určitých podmínek též nárok na náhradu mzdy v době trvání dočasné pracovní neschopnosti nebo karantény. U dohody o pracovní činnosti není zaměstnavatel povinen rozvrhnout pracovní dobu. Jak již bylo uvedeno, náhrada mzdy přísluší za směny, které byly zameškány z důvodu dočasné pracovní neschopnosti nebo karantény.

Je tedy zřejmé, že je třeba určit, které směny byly zaměstnancem zameškány. Na takové případy pamatuje zákoník práce, který zaměstnavateli ukládá povinnost, aby předem určil zaměstnanci rozvržení pracovní doby do směn. Takové rozvržení se nemusí opírat o faktický stav, nemusí být reálné, ovšem předmětné rozvržení musí zaměstnavatel učinit.

Je výhodné, aby předmětné rozvržení bylo učiněno již při uzavření dohody o pracovní činnosti. Fiktivní rozvrh směn může být učiněn stejně pro všechny týdny anebo se může jednat o nerovnoměrné rozvržení, a to až maximálně na 52 týdnů. Pokud zaměstnanec onemocní, vezme se k ruce fiktivní rozvrh směn a zjistí se, které směny byly v důsledku nemoci zaměstnance nebo karantény zameškány.

Zdanění náhrady mzdy a nemocenské dávky

V případech, kdy zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci náhradu mzdy dle zákona a v zákonem stanovené výši, je taková náhrada mzdy osvobozena od daně z příjmu, a to v souvislosti s ustanovením § 6 odst. 9 písm. t) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o daních z příjmů“).

Pokud ale zaměstnavatel zaměstnanci poskytne nadstandardní náhradu mzdy nebo bude náhrada mzdy zaměstnanci poskytnuta ve vyšší výši, než kolik činí zákonná hranice, budou uvedené položky zdaněny (v míře přesahující to, co je nutné zaměstnanci poskytnout na základě zákona a v zákonné výši) a bude z nich odváděno sociální a zdravotní pojistné.

Příjem, získaný z dávky nemocenského pojištění, je dle § 4 odst. 1 písm. h) zákona o daních z příjmů také osvobozen od placení daně.

• Teritorium: Česká republika