Bezpečnost informačních technologií ve firmě ve vztahu k zaměstnancům

V dnešní době probíhá ve firmách v čím dál větší míře digitalizace dokumentace a samozřejmostí je uzavírání smluv pouze formou emailové komunikace. Stoupá tak nejen nárok na vnitřní oddělení společností, která mají na starost informační technologie, ale i na uživatele jejich služeb.



Podrobný obsah

Elektronizace a digitalizace

Téměř každá společnost se denně setkává se značným množstvím elektronických dat. Tato data jsou využívána jak pro interní komunikaci, tak pro komunikaci směrem ven ze společnosti, ke klientům. Může se jednat o otázky úzce spojené s fakturační činností společnosti, ale i o jiné situace, které z právního hlediska můžou zakládat závazkové vztahy.

V souladu s tím, jak roste velikost společnosti, roste i potřeba uspořádání procesů vztahujících se k informačním technologiím. Při jejich sledování je nutné vzít v úvahu stanovení jasných pravidel nakládání s nimi. Výše uvedené se týká nejenom vzniku, užití a přenosu dat, ale také zpracování, uložení a zejména archivace, případně skartace takových dat, která můžou obsahovat, když už ne přímo informace spadající pod definici obchodního tajemství, také citlivé informace o klientech nebo zákaznících.

Elektronizace přináší v každodenní praxi společností potřebu řešení nových, s touto problematikou spojených, problémů. Často se přitom jedná o selhání lidského faktoru. V tomto ohledu ve společnostech často chybí například definice takzvaných kritických dat. Obecně platí, že společnosti by měly mít jasně definovanou strukturu dat, stejně jako jasná pravidla pro užívání elektronických prostředků komunikace.

Důležitou otázkou zůstává nejen forma, ale i obsah všech firemních dokumentů. Důsledkem selhání může být nepříjemné řešení vzniklých problémů, které nebyly ošetřeny např. formou vnitřních směrnic ve společnosti. Zásadně platí vyvratitelná domněnka, že záznamy údajů o právních jednáních v elektronickém systému jsou spolehlivé, provádějí-li se systematicky a posloupně a jsou-li chráněny proti změnám. Byl-li záznam pořízen při provozu závodu a dovolá-li se jej druhá strana k svému prospěchu, opět platí vyvratitelná domněnka, že záznam je spolehlivý.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner advokátní kanceláře Doleček Kahounová Sedláčková.

Pravidelné novinky e-mailem