Co je to datová schránka a identita občana 

Datová schránka, lidově „datovka“, je vlastně takový speciální certifikovaný e-mail, který zajišťuje doručení a příjem datových zpráv mezi úřady a občany. Datovou schránkou tedy nekomunikujete se svými kamarády, ale se státní správou, případně s dalšími právnickými osobami.  

Právnickým osobám je datová schránka zřízena automaticky. Dokonce ani jako drobný živnostník před datovkou neutečete. Úřady s vámi totiž chtějí komunikovat jejím prostřednictvím a vy to musíte respektovat. Nepodnikající fyzická osoba si může datovou schránku zřídit dobrovolně. 

Vedle datové schránky existují i další webové portály veřejné správy. V době publikace tohoto článku například Portál občana, ePortál ČSSZ, Moje daně, Katastr nemovitostí, portál zdravotní pojišťovny, eRecept, Očkovací portál a další. 

Do všech těchto portálů veřejné správy se můžete bezpečně a jednoduše přihlásit přes nástroj datové ochrany, známý jako IdentitA občana. Tou může být aktuálně:  

• Bankovní identita, 
• Mobilní klíč eGovernmentu, 
• MojeID, 
• ID Národní Identitní Autority (NIA).  

Vedle toho se lze aktuálně přihlašovat také jménem a heslem, SMS zprávou, certifikátem nebo bezpečnostním kódem. Pokud by vás zajímaly detaily, napište nám své požadavky do diskuze. 

Teď je nejdůležitější, abyste si datovou schránku – onen certifikovaný e-mail – nepletli s jinými nástroji veřejné správy. Pojďme si tedy ukázat, v čem je datová schránka praktická. 

V čem je datová schránka praktická? 

První dobrá zpráva je, že datovka je ve své výchozí podobě bezplatná. Potřebujete samozřejmě počítač a internetové připojení. Zprovoznění datové schránky je ale zdarma.  

A konkrétní užitek datové schránky? Základním účelem datovky je usnadnit a urychlit komunikaci s úřady. S datovou schránkou už nemusíte hlídat úřední hodiny, ani stát ve frontách. Řadu věcí vyřídíte ze své kanceláře nebo z domova. S datovkou tak ušetříte čas, spojený s běžnou korespondencí nebo s docházkou na jednotlivé úřady a ušetříte i některé dosavadní poštovní náklady. 

• Usnadňuje komunikaci s úřady 
• Šetří váš čas i některé výdaje 
• Můžete přes ní podávat daňové přiznání 
• Můžete do ní dostávat upozornění na konec platnosti OP, pasu, řidičáku nebo STK 

Podnikatelé a právnické osoby mohou do své datové schránky zprávy nejen přijímat, ale také je odesílat. Dokonce takto můžete komunikovat i s institucemi mimo státní správu, což už je ale zpoplatněno. Aktuální cena je však nesrovnatelně nižší, než běžné poštovné … a velkou úsporou je zároveň čas. 

Zpráva je doporučená a po deseti dnech automaticky doručená 

V praxi to znamená, že můžete certifikované zprávy posílat třeba svému mobilnímu operátorovi, dodavateli energií, plynu, surovin atd. A s tím je spojen i další užitečný faktor datových schránek: Každá zpráva z datovky je považována za doporučenou.  

Nemusíte si tedy lámat hlavu s tím, jestli poslat doporučený nebo obyčejný dopis, jestli obálka nemá mít nějaký barevný pruh apod. Navíc, každá zpráva, která v datové schránce příjemce leží víc jak 10 dní, je považována za úředně doručenou.  

Také běžnému občanovi, pokud si datovou schránku založí, poskytují tyto certifikované zprávy snadný způsob, jak komunikovat s úřady bez nutnosti čekat na doručení papírových dopisů ze strany státu. Můžete také přímo získávat PDF verze dokumentů, což je výhoda pro zrakově postižené. 

Soustřeďme se nyní na datovku v praxi. Jak to celé funguje? 

Poprvé v datové schránce 

Dostali jste papírový dopis s oznámením o své datové schránce? Pojďme se do ní poprvé přihlásit. 

V dokumentu, který jste obdrželi, bude zřejmě uvedena:  

Přihlašovat se lze i přes Identitu občana – třeba bankovní identitou –, ale napoprvé může být přehlednější zvolit klasický postup s heslem. 

Po prvním přihlášení: 

1. nahradíte jednorázové heslo nějakým svým vlastním heslem,  
2. projdete si nastavení a  
3. nastavíte si notifikace, abyste dostávali průběžná avíza o příchodu nových zpráv do své datovky. E-mailem je to zdarma, SMS avízo je zpoplatněné.  

Zadáte e-mail, na který dostanete ověřovací kód a jakmile ho obdržíte, můžete notifikace vyplnit. Své volby následně potvrdíte. 

Příjem datových zpráv od orgánů veřejné moci samozřejmě deaktivovat nelze. Upravit si ale můžete nastavení pro odesílání placených zpráv. Buď je můžete povolit nebo deaktivovat. Pokud se naopak rozhodnete svou datovou schránku využívat i pro odesílání placených správ nestátním institucím, musíte si nabít kredit. 

Jako běžná fyzická osoba i jako podnikající fyzická osoba si můžete v Informacích o schránce nastavit zákaz zobrazování své datové schránky ve veřejném Seznamu datových schránek.  

Tolik k základnímu nastavení. No a pokud snad někdy v budoucnosti své heslo zapomenete a k přihlašování nebudete používat třeba identitu občana, můžete si nechat heslo zresetovat při osobní návštěvě na CzechPointu. 

Tipy, co dělat a co nedělat 

Řekněme si pár tipů, co dělat a co nedělat. Nastavte si notifikace. Ať víte dopředu, než budete datovku otevírat, že vám někdo poslal datovou zprávu a co vás v ní asi tak čeká. Aktuálně si můžete zvolit buď avízo se základními informacemi nebo rozšířenou verzi, která obsahuje:  

1. předmět zprávy, 
2. název a 
3. ID schránky odesílatele.  

Záleží na vašich osobních okolnostech.  

Navykněte si, že když pak dostanete avízo o nové zprávě, s otevřením a vyřešením zprávy v datové schránce zbytečně neotálejte. Jak z vlastní praxe možná víte, některé zprávy nesnesou odkladu. 

Na druhou stranu, pokud jste do datové schránky dostali dokumenty, které je nutné vyřešit v určité lhůtě, která běží až od okamžiku doručení, někdy si tu lhůtu naopak chcete prodloužit. V takovém případě nemusí být úplně praktické otevírat datovou schránku v pátek, nebo ještě hůře v pátek 22:30 a podobně, třeba s představou, že budete mít na víkend čistý stůl.  

Otevřít zprávu v nevhodný okamžik může totiž způsobit úplný opak. Proč? Protože otevřením datové schránky začne běžet lhůta na vyřízení. A do páteční půlnoci toho většinou moc nevyřešíte.  

Datová schránka navíc nefunguje jako klasický e-mail, kde ručně otevíráte zprávu za zprávou. Jakmile datovou zprávu otevřete, jsou všechny přijaté zprávy považovány za doručené. 

Takže, něco nesnese odklad. Na druhou stranu, když víte, že čekáte nějaké úřední rozhodnutí, na které budete muset v úředním termínu reagovat, a vy si ten termín potřebujete trošičku prodloužit, nechte zprávu v datovce pár dní ležet. Prostě datovou schránku neotevírejte. Maximálně ale už zmiňovaných 10 dní. 

Pokud víte, že budete k dalším úkonům potřebovat asistenci advokáta, předem se s ním domluvte, který den je praktické datovou schránku otevřít. Vyhnete se tak situaci, kdy váš advokát, jehož pomoc potřebujete, bude třeba odjíždět na dovolenou. 

To ale neznamená, že byste mu měli datovou schránku svěřovat do správy. Spravujte si ji sami. Stejně tak ji nesvěřujte do péče svojí účetní, jak to u některých menších podnikatelů bývá zvykem. Mimo jiné i proto, že nikdo kromě vás není kompetentní rozhodovat o tom, kdy a proč by měl vaši datovou schránku otevírat. 

Provázanost s dalšími portály veřejné správy 

Jak už bylo zmíněno, existují i další portály veřejné správy. Zatímco datová schránka je certifikovaný e-mail, portály Moje daně, Katastr nemovitostí a další jsou dílčí specializované online nástroje a databáze.  

Vedle datové schránky má nejširší využití „Portál občana“, aktuálně dostupný na adrese https://obcan.gov.cz. Funguje jako samostatný online úřad, jehož prostřednictvím můžete využívat elektronické služby státu. Stejně jako datovka šetří čas a je vytvořen jako samoobslužná online zóna pro bezpečnou a důvěrnou komunikaci mezi občanem a státem. Přes portál občana můžete z pohodlí domova vyřizovat třeba následující záležitosti: 

• Založení či přidání datové schránky (fyzické nebo podnikající fyzické osoby) 
• Výpis z Rejstříku trestů 
• Výpis z živnostenského rejstříku 
• Přístup do aplikace Jednotný registrační formulář (RŽP) pro vyřízení živnostenského oprávnění 
• Podání daňového přiznání na portálu Moje daně 
• Notifikace na konec platnosti dokladů 
• Informace z registru vozidel 
• Informace z katastru 
• Přístup k eReceptu 
• Přístup do Očkovacího portálu 
• Přístupy na ePortál ČSSZ 
• Přístup do portálu Úřadu práce 
• Přístup k portálům vybraných obcí, měst a krajů 
• a další. 

Zajímavou službou Portálu občana je archivace datových zpráv z Datové schránky. Za standardní situace totiž každá zpráva v datovce po 90 dnech zmizí. Ovšem za poplatek si můžete přímo v datové schránce aktivovat archivaci zpráv, tzv. „datový trezor“, ve kterém můžete uchovávat i zprávy staršího data.  

Podobná služba je však momentálně přes Portál občana k dispozici úplně zdarma. – Čas teprve ukáže, jak se budou jednotlivé komponenty a služby digitálního státu konzistentně propojovat a vyvíjet. 

K tomu ale důležité upozornění: Pokud placený datový trezor v aplikaci Datová schránka momentálně nechcete, ujistěte se, že ho máte deaktivován. 

Jisté je, že už nyní je jak pro podnikatele – tak v širším smyslu pro kteréhokoli moderního občana – nejen datovka, ale i ostatní online portály veřejné správy důležitými digitálními nástroji pro komunikaci a řešení životních situací. 

Zdeněk Bauer, Eliška Baklová