Podání nabídky

Rozhodujícím okamžikem v průběhu ucházení se o přidělení veřejné zakázky je z pohledu dodavatele podání nabídky zadavateli. Nabídka se považuje za podanou v okamžiku jejího doručení zadavateli podle způsobu podání.

Nabídka musí obsahovat dokumenty požadované zadavatelem v zadávací dokumentaci nebo ve výzvě k podání nabídek. ZZVZ zadavateli ukládá povinnost požadovat po dodavateli, aby v nabídce předložil údaje, dokumenty, případně vzorky, rozhodné pro hodnocení nabídek. Zadavatel je rovněž povinen požadovat doložení dokumentů a informací rozhodujících pro posouzení nabídek zadavatelem.

Dle ZZVZ má zadavatel možnost v nabídce požadovat předložení informací o majetkové struktuře dodavatele i jeho poddodavatelů. Dále je zadavatel oprávněn požadovat zejména předložení dokumentů, případně i vzorků anebo úspěšný výsledek zkoušek pro posouzení kvalifikace či nabídky dodavatele.

V zásadě platí, že nabídka, stejně jako veškeré další písemnosti předkládané zadavateli, mají být předkládány v českém jazyce, anebo v jazyce slovenském, který je českému postaven naroveň. Z tohoto pravidla existují dvě výjimky. Zadavatel má možnost v zadávacích podmínkách stanovit jiný jazyk k podávání veřejných zakázek, češtinu však nelze vyloučit. Vysokoškolské diplomy navíc mohou být v důsledku novely zákona rovněž předkládány v jazyce latinském.

Dodavatel je oprávněn podat zadavateli pouze jednu nabídku. Pokud by stejný dodavatel podal nabídek více, nebo by se jako společný dodavatel účastnil podání vícero společných nabídek, musel by zadavatel všechny takové nabídky z hodnocení vyloučit. Nabídka podaná dodavatelem zároveň nesmí obsahovat varianty (pokud je zadavatel nepřipustil), musí být podána písemně a elektronicky anebo v zalepené označené obálce s názvem veřejné zakázky zajištěné proti manipulaci (blíže v části článku Elektronická komunikace).

Elektronická komunikace

Od 18. 10. 2018 platí povinná elektronizace zadávacího řízení. Zadavatelé jsou, až na výjimky stanovené v ust. § 211 odst. 3 ZZVZ povinni komunikovat v zadávacím řízení výhradně elektronicky, a to prostřednictvím jimi zvoleného certifikovaného elektronického nástroje. Výjimka z povinné elektronizace může být uplatněna v následujících případech:

• pokud použití elektronické komunikace s ohledem na zvláštní povahu veřejné zakázky vyžaduje zvláštní nástroje, zařízení nebo formáty souborů, jež nejsou obecně dostupné nebo podporované obecně dostupnými aplikacemi; za obecně dostupné se nepovažují aplikace používané k popisu předmětu plnění, které používají formáty souborů, jež nelze zpracovat pomocí žádné jiné aplikace s otevřeným zdrojovým kódem nebo obecně dostupné aplikace, nebo se na ně vztahují komerčně poskytované licence a zadavatel je nemůže zpřístupnit pro stažení nebo používání na dálku,
• pokud použití elektronické komunikace vyžaduje zvláštní kancelářské vybavení, které zadavatelé běžně nemají k dispozici,
• pokud zadávací podmínky vyžadují předložení vzorků nebo modelů, které nemohou být předloženy za použití elektronické komunikace,
• pokud použití jiné než elektronické komunikace je nezbytné z důvodu narušení zabezpečení elektronické komunikace nebo z důvodu ochrany zvláště citlivé povahy informací, a současně, nelze-li požadovanou úroveň zabezpečení řádně zajistit běžně dostupnými elektronickými nástroji nebo nástroji podle § 103 odst. 3 ZZVZ, nebo
• pokud jde o uzavření smlouvy na veřejnou zakázku podle § 124 odst. 1 ZVVZ.

Výslovně upozorňujeme na obecnou povinnost zadavatele přijímat nabídky pouze v elektronické podobě právě pomocí elektronického nástroje. Výjimka se uplatní u zakázek malého rozsahu, kde je i nadále možné přijímat nabídky v listinné podobě.

Bližší podmínky užívání elektronických nástrojů stanovuje prováděcí vyhláška Ministerstva pro místní rozvoj ČR č. 260/2016 Sb., o stanovení podrobnějších podmínek týkajících se elektronických nástrojů. Seznam certifikovaných elektronických nástrojů naleznete na Portálu pro veřejné zakázky.

Otevírání obálek s nabídkami

Dle ZZVZ zadavatel není povinen pro otevírání obálek s nabídkami ustavovat komisi. Při otevírání obálek zadavatelem, kterého se mohou účastnit zástupci dodavatelů, kteří nabídky podali, zadavatel sděluje dle ZZVZ identifikační údaje účastníků a údaje vztahující se k číselně vyjádřitelným kritériím.

Nabídky podané elektronicky jsou zpřístupněny a listinné nabídky jsou zadavatelem otevřeny bez zbytečného odkladu po konci lhůty k podání nabídek. Zadavatel dle ZZVZ ověřuje, zda nabídky byly podány ve lhůtě, zda jsou autentické a zda s předmětnou datovou zprávou nebylo manipulováno v případě nabídek podaných elektronicky a v případě listinných nabídek, zda byly podány v řádně uzavřené obálce.

Po skončení lhůty pro podání nabídek může účastník písemně zažádat, aby zadavatel do 5 dnů zpřístupnil všem účastníkům údaje z nabídek týkající se číselně vyjádřitelných kritérií hodnocení, ale bez identifikačních údajů dodavatelů. Lhůta začíná běžet až po otevření souboru s nabídkovou cenou nebo náklady, pokud je tento v zadávací dokumentaci vyžádán samostatně. Zadavatel může rovněž dobrovolně poskytnout jiné údaje, a to i bez žádosti účastníků.

Na nabídky podané po uplynutí lhůty pro podání nabídek se dle ZZVZ pohlíží, jako by nebyly podány. O otevírání obálek zadavatel vyhotovuje protokol.

Hodnocení nabídek

Dle ZZVZ ani pro hodnocení nabídek není zadavatel povinen ustanovit komisi, ledaže je předpokládaná hodnota veřejné zakázky vyšší než 300 000 000 Kč. Pokud však komisi ustanoví, i nadále platí, že úkony hodnotící komise jsou úkony zadavatele, za které zadavatel odpovídá.

Nabídka je hodnocena dle kritérií stanovených zadavatelem v zadávacích podmínkách. S přijetím ZZVZ došlo ke změně dříve užívaného pojmosloví a neužívá již hodnotící kritéria, nýbrž ukládá zadavateli povinnost hodnotit nabídky dle ekonomické výhodnosti.

To však neznamená, že by zadavatel nemohl hodnotit nabídky pouze dle výše nabídkové ceny s výjimkou případů explicitně stanovených ZZVZ, např. v řízení se soutěžním dialogem nebo v řízení o inovačním partnerství. Zadavatel ve smyslu ZZVZ hodnotí nabídky dle ekonomické výhodnosti následujícími způsoby:

• dle nejvhodnějšího poměru nabídkové ceny a kvality nabízeného plnění,
• dle nejvhodnějšího poměru nákladů životního cyklu a kvality,
• dle nabídkové ceny,
• dle nejnižších nákladů životního cyklu,
• dle kvality v případech zadavatelem zafixované ceny plnění veřejné zakázky.

Zadavatel je povinen stanovit v zadávací dokumentaci pravidla pro hodnocení nabídek, a to zvolené kritérium hodnocení, metodu vyhodnocení nabídek v jednotlivých kritériích a matematický vztah mezi kritérii (jako např. vzájemnou váhu jednotlivých kritérií).

Pokud zadavatel zvolí pro hodnocení nabídek kritérium kvality, je povinen ve smyslu ZZVZ „stanovit kritéria, která vyjadřují kvalitativní, environmentální nebo sociální hlediska spojená s předmětem veřejné zakázky“.

ZZVZ uvádí neúplný výčet kritérií kvality, např. technickou úroveň, estetické nebo funkční vlastnosti, uživatelskou přístupnost, podmínky a lhůtu dodání a další. Zadavatelem stanovená kritéria kvality však musejí být stanovena tak, aby umožňovala vzájemnou porovnatelnost nabídek a ověřitelnost naplnění stanovených kritérií.

ZZVZ i nadále zadavateli zakazuje hodnotit smluvní podmínky zakotvující povinnosti dodavatele a platební podmínky.

Zadavatel je povinen po vyhodnocení nabídek zpracovat zprávu o hodnocení nabídek, jejíž náležitosti jsou přesně stanoveny ZZVZ. Účastník, jehož nabídka byla zadavatelem vyhodnocena jako ekonomicky nejvýhodnější, musí být zadavatelem vybrán k uzavření smlouvy na plnění veřejné zakázky.

Uzavření smlouvy

Zadavatel dle ZZVZ vyzve vybraného dodavatele k předložení dokladů prokazujících splnění kvalifikace tohoto dodavatele a dokladů o skutečných majitelích vybraného dodavatele (pokud je českou právnickou osobou) ve smyslu zákona o evidenci skutečných majitelů. Zadavatel si rovněž může v zadávací dokumentaci vyhradit před uzavřením smlouvy předložení i dalších dokladů či vzorků vybraným dodavatelem. Uvedené si zadavatel může vyžádat, pokud již uvedenými doklady, resp. vzorky nedisponuje.

Po uplynutí lhůty zákazu uzavřít smlouvu, která je specifikovaná v § 246 ZZVZ, je zadavatel povinen s vybraným dodavatel uzavřít smlouvu na plnění veřejné zakázky bez zbytečného odkladu. Pokud vybraný dodavatel se zadavatelem smlouvu na plnění veřejné zakázky bezodkladně neuzavře, může ho zadavatel vyloučit ze zadávacího řízení a uzavřít smlouvu na plnění veřejné zakázky s dalším dodavatelem v pořadí dle zadavatelem provedeného hodnocení nabídek.

Stejným způsobem může zadavatel postupovat i v případě, že na základě předložených dokladů vybraným dodavatelem o skutečných majitelích zjistí existenci střetu zájmů ve smyslu § 44 ZZVZ.

Smlouva uzavíraná mezi vybraným dodavatelem a zadavatelem musí odpovídat zadávacím podmínkám a nabídce vybraného dodavatele. Dále platí, že tato smlouva musí být uzavřena písemně. Je vhodné upozornit zadavatele i dodavatele, aby posoudili, zda se na danou smlouvu uplatní povinnost zveřejnění v registru smluv. Více naleznete v článku Registr smluv.  

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner DKS LEGAL.